Kassensystem vs. Registrierkasse

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Wie man sich entscheidet und die richtige Wahl für sein Unternehmen trifft

Kassensystem vs. Registrierkasse

Wenn Sie Ihr Unternehmen eröffnen oder aufrüsten wollen, wird die Wahl zwischen einem Kassensystem und einer Registrierkasse eine Ihrer wichtigsten Entscheidungen sein. Historisch gesehen waren Registrierkassen die einzige Option für die Annahme und Verarbeitung von Zahlungen, aber heute sind schlanke Kassensysteme ein ernst zu nehmender Konkurrent, da sie durch ihre Benutzerfreundlichkeit, fortschrittliche Technologie und robuste Cash-Management-Funktionen und Multifunktionalität punkten.

Wie Sie wissen, kann ein unruhiger oder langsamer Checkout-Prozess ausreichen, um all die harte Arbeit zu untergraben, die Sie geleistet haben, um Ihren Kunden bis an diesen Punkt zu bringen – ganz zu schweigen davon, dass es für die Person, die tatsächlich das Register bedient, unglaublich frustrierend ist, ob das nun Sie oder Ihr Mitarbeiter sind.

Der beste Weg, sich zwischen einer traditionellen Registrierkasse für kleine Unternehmen oder einem digitalen Kassensystem zu entscheiden, ist sich genügend Informationen über beide Kassenarten einzuholen und die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zu analysieren. Auf diese Weise können Sie eine vernünftige Entscheidung über Ihr Zahlungsabwicklungssystem treffen, welches Ihnen im Idealfall Ihren Arbeitsalltag erleichtert und Ihnen dabei hilft, Ihren Umsatz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Kommen wir zur Sache.

Was ist eine Registrierkasse?

Registrierkassen brauchen kaum eine Erklärung (aber wir machen es trotzdem): Sie sind das traditionelle, elektronische Zahlungssystem an einem Verkaufspunkt an der Theke, mit einer Geldschublade zur Aufbewahrung von Bargeld sowie Hardware zur Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen. Händler können auch Checks an ihrer Kasse akzeptieren.

Jede Kasse hat verschiedene Funktionen, aber bei vielen können Sie Steuern, Trinkgeld und Rabatte berechnen, Retouren und Umtausch abwickeln, Inventarlisten überprüfen, Tagesumsätze drucken, einen externen Barcodescanner anschließen (separat erhältlich) und die Nutzung der Mitarbeiter verfolgen.     

Warum Sie eine Registrierkasse benutzen sollten

Registrierkassen arbeiten für stationäre Unternehmen, die nur Zahlungen abwickeln müssen und nicht die zusätzlichen betriebswirtschaftlichen Funktionen moderner Kassensysteme nutzen wollen. Sie sind leicht aufzuspüren und preiswert zu kaufen – Sie können eine einfache Registrierkasse bei einem Bürobedarfsladen für weniger als 200,-€ kaufen. Möglicherweise müssen Sie jedoch einen Barcodescanner und einen EC-Kartenlesegerät separat erwerben.

Einige Unternehmer fühlen sich vielleicht auch bei der Verwendung einer traditionellen Kasse wohler, als sich für eine rein digitale Lösung zu entscheiden.

Warum man keine herkömmliche Kasse mehr benutzen sollte

Traditionelle Registrierkassen beschränken sich auf die Verarbeitung von Zahlungen und die Erstellung von einfachen Umsatzberichten – und selbst dann sind Sie an Ihre Arbeitsplatte gebunden. Wenn Sie über einen Standort hinaus verkaufen, oder wenn Sie die Wahl haben wollen, benötigen Sie ein Kassensystem mit einer tragbaren Option. Auch E-Commerce-Unternehmen, oder sogar physische Unternehmen mit einem digitalen Geschäft, sind mit einem digitalen softwaregestütztem Kassensystem besser beraten, um Online-Zahlungen einfach und sicher zu akzeptieren. 

In  den meisten Fällen müssen Sie, um EC- bzw. Kreditkartenzahlungen mit einer Kasse abwickeln zu können, ein separates Händlerkonto über einen Dritten eröffnen. Zur Erinnerung: Händlerkonten sind im Wesentlichen ein zusätzliches Bankkonto, auf dem Zahlungen durch Kredit- und Debittransaktionen hinterlegt werden. Im Gegensatz dazu wird bei einem  All-in-One-Kassensystem das Händlerkonto selbst mit eingebettet.

Was ist ein Kassensystem?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei einem Kassensystem zunächst um ein Kassen-Terminal – oder um die Maschine, die alle Arten von Zahlungen verarbeitet -, aber das betreffende „System“ bezieht sich auf seine eingebettete Software, die Geschäftsinhabern helfen kann, mehrere Aspekte des Verkaufsprozesses (und darüber hinaus) zu verwalten. 

LocaFox Kassensystem

Je nachdem, welches Kassensystem Sie verwenden, können diese Funktionen Folgendes umfassen:

  • Automatische Bestandsaktualisierung und leicht navigierbare Bestandsführung 
  • Einblicke in das Kundenverhalten
  • Automatische Verkaufsberichte und detaillierte Verkaufsanalysen
  • Mitarbeiter-Tracking
  • Integration mit anderen Anwendungen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden.
  • DATEV-Schnittstellen
  • Warenwirtschaft
  • Buchführung
  • Branchenspezifische Funktionen
  • EC-Cash-Terminal
EC Terminal SumUp
SumUp EC-Kartenterminal

Viele Kassensysteme verfügen auch über Hardware-Optionen, die es Geschäftsinhabern ermöglichen, Zahlungen außerhalb der Theke anzunehmen und abzuwickeln. SumUp bietet  zum Beispiel ein Handheld-Gerät, das Kreditkartenzahlungen annehmen und verarbeiten kann. So kann es einfach durch Servicepersonal Ihres Restaurants mit an den Tisch genommen werden. Solche mobilen preiswerten EC-Kartengeräte eignen sich auch bei Hausbesuchen, Bauernmärkten, Handwerksmessen oder wo immer Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen verkaufen möchten.

Darüber hinaus bieten die meisten modernen Kassensysteme den Geschäftsinhabern die Möglichkeit, ihr eigenes Smartphone oder iPad in ein Kassen-Terminal zu verwandeln. Sie müssen nur die Software auf Ihr persönliches Gerät herunterladen und externe Hardware zur Kreditkartenakzeptanz kaufen, die Sie wie eine Kopfhörerbuchse an Ihr Gerät anschließen können. 

Unabhängig davon, ob Sie sich für diese Option oder eine vollständige Kassen-Registrierung entscheiden, kann Ihr digitales Kassensystem alle Arten von Guthaben akzeptieren, einschließlich Magnetstreifen-, Chip- und NFC-Karten, sowie andere Ausschreibungen wie Bargeld und Geschenkkarten. Der Zahlungsprozess selbst ist sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden einfach. Moderne Kassensysteme bieten Ihrem Kunden die Möglichkeit, über eine intuitive Benutzeroberfläche einen vorberechnetes Angebot zu erhalten und er hat die Wahl zwischen einer gedruckten oder digitalen Quittung für seinen Kauf.    

Warum Sie ein Kassensystem verwenden sollten

Wie Sie sehen können, gibt es so viele Gründe, die für den Einsatz eines Kassensystems sprechen. Sie können nicht nur alle Arten von Zahlungen problemlos annehmen und verarbeiten, sondern mit einem All-in-One-Zahlungsverarbeitungssystem profitieren Sie auch von Software, die Ihnen hilft, alle Aspekte Ihres Unternehmens effizienter zu verwalten.

Wenn Ihr Kassensystem beispielsweise mit Ihrer Buchhaltungssoftware integriert ist, werden die Verkaufsdaten aus Ihrem Kassensystem automatisch in Ihre Bücher übertragen. Die meisten Kassensysteme erfassen automatisch wertvolle Kundendaten, so dass Sie Ihre Zielgruppe besser ansprechen können. Einige Systeme ermöglichen sogar automatische Einzahlungen am nächsten Tag auf Ihr Bankkonto, und bei vielen können Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und ihre Umsatzleistungen automatisch verfolgen.

All dies sind nur einige der Prozesse, zu denen Ihr Kassensystem fähig ist. Letztendlich ist ein Kassensystem einfach eine modernere, effizientere und flexiblere Methode, um Zahlungen an der Kassen abzuwickeln, wo immer dies möglich ist – und um Ihr Unternehmen insgesamt zu führen. Außerdem müssen Sie wahrscheinlich nicht mit den gleichen technischen Problemen wie mit Ihrer analogen Kasse konfrontiert werden, da die Software des Kassensystems automatisch aktualisiert wird. Wenn Sie jedoch ein Problem mit Ihrer Hard- oder Software haben, können Sie sich jederzeit und ohne Aufpreis an den Kundendienst Ihres Kassen-Unternehmens wenden. Zudem werden alle Daten (manipulations-)sicher über eine Cloud und/oder in zentralen Rechenzentren gespeichert. So haben Sie von überall und jederzeit Zugriff auf Ihre Daten und können direkt und zeiteffizient reagieren, sofern etwas in Schieflage geraten ist. Zudem sind die angebotenen Kassensysteme GoBD- und GDPdU-konform, sodass Sie alle Richtlinien und Gesetze erfüllen. Bei etwaigen Änderungen, wird die Software direkt durch den Anbieter über kostenlose Upgrades aktualisiert.

Warum man kein Kassensystem verwenden sollte

Bei all seinen positiven Aspekten gibt es einige Gründe, warum Sie ein Kassensystem nicht einsetzen sollten.

Paymash Kassensysteme

Zum einen können All-in-One-Kassensysteme teuer werden. Wie bereits erwähnt, können Sie eine einfache Registrierkasse für ca. 150€ kaufen. Aber weil sie mit vielen Funktionen ausgestattet sind, kann ein Kassensystem, wie das Paymash Kassensystem, Sie mehr als 1.000€ kosten. (Und wenn Sie keine vollständige Registrierung benötigen, bieten Kassensysteme auch einfachere und kostengünstigere Hardware-Optionen.)

Denken Sie jedoch daran, dass Sie je nach gewählter Kasse zusätzliche Hardware wie ein Kreditkartenlesegerät, einen Barcodescanner und eine Geldschublade erwerben müssen. Und mit beiden Tools müssen Sie für jede Transaktion eine Bearbeitungsgebühr zahlen – egal, ob Sie den Kassensystem-Anbieter oder Ihre Handelskonto-Firma bezahlen.

Schließlich möchten Sie sich vielleicht nicht für ein digitales Kassensystem entscheiden, weil Sie sich nicht mit der Investition in eine Tech-Forward-Option mit allem Drum und Dran auskennen oder nicht daran interessiert sind. Auch wenn Ihr Unternehmen nur die Möglichkeit benötigt, Zahlungen anzunehmen und abzuwickeln, können die zusätzlichen Funktionen, die ein digitales Kassensystem bietet, belastend sein.

Kassensystem vs. Registrierkasse: Was ist das Richtige für Ihr Unternehmen?

Letztendlich, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Zahlungen an Ihrer Kasse abwickeln können, denken Sie sowohl an Ihre aktuellen als auch an Ihre zukünftigen Bedürfnisse. Alles in allem sind sowohl Kassensysteme als auch Registrierkassen eine Investition, also wählen Sie die Methode, mit der Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren wachsen wird. Bedenken Sie auch die allgemeine Entwicklung im Handel und die Kundenansprüche.

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