ELSTER Kassensystem-Meldung

ELSTER („Elektronische Steuererklärung“) ist die zentrale Plattform der deutschen Finanzverwaltung. Seit 2025 müssen Unternehmen ihre elektronischen Kassensysteme über ELSTER melden, um den gesetzlichen Anforderungen des §146a AO sowie der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gerecht zu werden.

Die Meldepflicht soll Manipulationen verhindern und sorgt für eine fälschungssichere, transparente und gesetzeskonforme Kassenführung.

Wir von kassensystemevergleich.com informieren Sie darüber, was Sie als POS-Nutzer rund um die ELSTER-Meldung wissen müssen. Nachfolgend erklären wir Schritt für Schritt, wie die Kassenmeldung funktioniert, welche Fristen gelten und welche Tools Ihnen den Prozess erleichtern.

ELSTER-Meldepflicht: Fristen & Pflichten

Die Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme gemäß §146a AO ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten.

Für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gilt eine wichtige Übergangsfrist:

Diese Systeme müssen bis spätestens 31. Juli 2025 beim Finanzamt registriert werden. Unternehmen sollten diese Frist unbedingt einhalten, um Probleme bei Betriebsprüfungen oder Bußgelder zu vermeiden.

Für neue Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, gilt eine deutlich kürzere Frist:

Die Meldung des Kassensystems über Mein ELSTER muss innerhalb eines Monats nach der Anschaffung erfolgen. Das betrifft sowohl gekaufte als auch gemietete oder geleaste Systeme.

Die ELSTER-Meldepflicht umfasst nicht nur die Erstregistrierung:

Auch Änderungen, wie:

• Außerbetriebnahme eines Kassensystems
• Austausch oder die Neuaktivierung einer TSE
• oder andere relevante Systemanpassungen

müssen zeitnah digital an das Finanzamt übermittelt werden. Dies stellt sicher, dass alle Daten zu den eingesetzten Kassensystemen stets aktuell und finanzamtskonform sind.

Wichtig für Unternehmen mit mehreren Standorten:

Betreiben Sie mehrere Betriebsstätten, muss jede einzeln im ELSTER-Portal angemeldet werden.

Verwenden Sie zudem in einer Betriebsstätte mehrere elektronische Kassensysteme, ist jedes Gerät als eigener Eintrag im ELSTER-Formular aufzuführen.

Nur so erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben und vermeiden Fehler bei der Kassensystem-Meldung.

Welche Kassensysteme müssen bei ELSTER angemeldet werden?

Die Meldepflicht gilt für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die mit einer zertifizierten TSE arbeiten – darunter:

• Registrierkassen
• PC- und Tablet-Kassensysteme
• App-Kassen 
• Taxameter/Wegstreckenzähler

Erfasst werden müssen u. a. Seriennummer, Art des Systems, TSE-Daten, Inbetriebnahme und Anschaffung.

Kassensystem über ELSTER anmelden – Schritt-für-Schritt

Die Meldung Ihres Kassensystems erfolgt digital über Mein ELSTER. Sie können die Daten direkt im Webformular eingeben, eine XML-Datei hochladen oder die Datenübertragung gegebenenfalls per ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client) aus Ihrer Kassensoftware nutzen.

 Vorbereitung: Daten & Dokumente bereitlegen:

Bevor Sie mit der Online-Meldung beginnen, sammeln Sie alle benötigten Informationen. Das spart Zeit und reduziert Fehler:

• Betriebsstättendaten: Name, Anschrift, Betriebsstätten-ID (falls vorhanden).
• Kassendaten pro Gerät: Kassen-/Geräte-Seriennummer (Kassen-ID), Hersteller, Modell, Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum. 
• Softwaredaten: POS-Software/eAs-Bezeichnung und Versionsnummer. 
• TSE-Daten: TSE-Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID, Art/Bauform der TSE (SD-Karte, USB-Stick, Cloud-TSE) und Datum der TSE-Inbetriebnahme. 
• Weitere: ggf. Informationen zu Leasing/Miete (bei geleasten Systemen Meldungspflicht) und ggf. XML-Exportdatei, falls Ihre Kassen-/Buchhaltungssoftware diese erzeugt. 

Tipp: Legen Sie die Daten pro Betriebsstätte und pro Kassensystem in einer Tabelle an, da das Formular pro Gerät einzelne Felder abfragt.

 Mein ELSTER: Login & Registrierung:

• Registrieren/Einloggen: Melden Sie sich bei Mein ELSTER an. Zur Authentifizierung stehen u. a. Zertifikatsdatei oder die ElsterSecure-App zur Verfügung. Bei Neuregistrierung sind Identitätsprüfung und E-Mail-Verifizierung erforderlich. 
• Login-Option wählen: Wenn Sie häufig Meldungen und Steuerdaten elektronisch übertragen, ist ElsterSecure für den täglichen Login komfortabel; für Software-gestützte Datenübertragungen bleibt häufig die Zertifikatsdatei relevant.
•  Formular finden & anlegen:
• Folgen Sie dem Pfad in Mein ELSTER: 

Formulare & Leistungen → Alle Formulare → Sonstige Formulare → „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“. 

Hinweis: Eine Meldung bezieht sich immer auf eine Betriebsstätte. Für mehrere Standorte müssen Sie mehrere Mitteilungen anlegen. Innerhalb einer Mitteilung sind alle Kassensysteme der jeweiligen Betriebsstätte anzugeben (Bruttomethode). 

 Kassendaten eintragen:

Sie haben drei Möglichkeiten, wählen Sie die für Sie passende:

1) Direkteingabe im ELSTER-Formular

Geeignet für wenige Geräte oder wenn Sie keine XML-Schnittstelle nutzen.

Geben Sie die Pflichtfelder für die Betriebsstätte und jedes Kassensystem manuell ein. 

2) XML-Upload (empfohlen bei mehreren Geräten)

Viele POS- / Kassensysteme können eine XML-Datei im von ELSTER geforderten Schema erzeugen. Diese Datei laden Sie in Mein ELSTER hoch – das spart Zeit bei mehreren Kassen. Prüfen Sie vorher das gültige XML-Schema und validieren Sie die Datei. 

Vorteil: schneller, weniger Tippfehler, sinnvoll bei großen Filialnetzen.

3) Datenübertragung per ERiC (ELSTER Rich Client)

Wenn Ihre Steuer-/Kassen-Software ERiC unterstützt, können Sie die Meldung direkt aus der Software an ELSTER senden. Diese Variante ist für regelmäßige oder automatisierte Meldungen ideal.

 Pflichtfelder & häufig abgefragte Angaben:

Achten Sie beim Ausfüllen besonders auf diese Pflichtangaben (werden pro Kassensystem abgefragt):

• Eindeutige Kassen-ID/Seriennummer
• Hersteller & Modell des eAs (Kassengerät)
• Software-/eAs-Version
• TSE-Seriennummer und BSI-Zertifizierungs-ID
• Anschaffungsdatum und Datum der Inbetriebnahme (Kasse & TSE)
• Art der TSE (SD, USB, Cloud)
• Hinweis, ob Kasse gekauft, geleast oder gemietet wurde. 

Tipp: Ungenaue Datumsangaben oder verwechselte Seriennummern führen zu Rückfragen vom Finanzamt – kontrollieren Sie kritisch vor dem Absenden.

•  Validierung, Absenden & Übertragungsprotokoll sichern:
• Prüfen vor Absenden: ELSTER führt Plausibilitätsprüfungen; beheben Sie Fehlermeldungen. 
• Absenden: Nach erfolgreicher Übertragung erhalten Sie eine Bestätigung und ein Übertragungsprotokoll/ Übermittlungsnachweis (Transferticket / ETID o. ä.). Speichern Sie dieses PDF/Protokoll sicher als Nachweis für Ihre Unterlagen. Bei späteren Prüfungen (z. B. Kassen-Nachschau) ist dieses Protokoll wichtig. 
• Änderungen: Beim Tausch einer TSE, Stilllegung oder Änderung der Kasse führen Sie zeitnah eine neue Meldung durch (Änderungsmeldung).
•  Häufige Fehler & wie Sie diese vermeiden:

Um Fehler zu umgehen und Zeit zu sparen, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Fehlerhafte Seriennummern: Kontrollieren Sie Kassen-ID und TSE-Seriennummern direkt am Gerät/ in der POS-Software.
• Falsche Zuordnung zur Betriebsstätte: Achten Sie bei Filialen auf korrekte Adress-/Standortangaben. 
• Falsches XML-Format: Validieren Sie Ihre XML vor Upload; nutzen Sie ggf. Beispiel-Schemas aus dem ELSTER-Forum oder von Ihrem Softwareanbieter. 
• Kein Übertragungsnachweis archiviert: Speichern Sie das Übertragungsprotokoll sofort.
• Praxis-Tipps für Betreiber und Steuerberater:
• Bei vielen Kassen: Verwenden Sie XML-Export oder ERiC-Schnittstelle; das reduziert manuellen Aufwand. 
• Regelmäßig prüfen: Führen Sie halbjährliche Prüfungen durch, ob alle Kassen korrekt gelistet und TSE-Zertifikate aktuell sind.

• Steuerberater einbeziehen: Bei komplexen Strukturen oder Unsicherheit lohnt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater – insbesondere bei Filialnetz, Leasingverträgen oder Cloud-TSEs.

Vorteile der Kassensystem-Meldung über Mein ELSTER

Die Anmeldung Ihres Kassensystems über Mein ELSTER bietet mehrere entscheidende Vorteile – sowohl für die gesetzeskonforme Kassenführung als auch für den reibungslosen Ablauf Ihrer KassenSichV-Pflichten:

• Sichere Übertragung sensibler Unternehmensdaten
• Zentrale Plattform für alle Steuer- und Kassenmeldungen
• Automatisierte Übertragung über die ERiC-Schnittstelle
• Minimierung von Eingabefehlern
• Kostenloses, staatliches Portal ohne zusätzliche Softwarekosten

Nützliche ELSTER-Tools: MeinELSTER+, ElsterSecure & E-Rechnungs-Viewer

Für Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem betreiben und ihre KassenSichV-Pflichten erfüllen müssen, bietet ELSTER mehrere digitale Tools, die den gesamten Prozess rund um Kassenmeldungen, Belegerfassung und Finanzamtskommunikation erheblich erleichtern. Besonders POS-Nutzer profitieren von folgenden Anwendungen:

• MeinELSTER+ (Digitale Belegerfassung für POS- und TSE-Unterlagen)

Mit MeinELSTER+ können POS-Nutzer Kassenbelege, TSE-Dokumente und Rechnungen digital erfassen, kategorisieren und für ELSTER-Formulare vorbereiten. Ideal, um Unterlagen für Kassenmeldungen jederzeit griffbereit zu haben.

• ElsterSecure (Sicherer Login für schnelle Kassenmeldungen)

Gerade bei der regelmäßigen Bearbeitung von Kassenmeldungen   nach §146a AO ist ein schneller und sicherer Zugang zu Mein ELSTER entscheidend.

Die ElsterSecure App ermöglicht einen passwortfreien Login per Smartphone, wodurch sich POS-Betreiber deutlich schneller anmelden und Mitteilungen für Kassensysteme, TSE-Daten oder Änderungen übermitteln können.

Das erhöht die Sicherheit und vereinfacht den täglichen Umgang mit ELSTER erheblich.

• E-Rechnungs-Viewer (E-Rechnungen aus dem Kassensystem prüfen)

Viele moderne POS-Systeme erzeugen oder empfangen E-Rechnungen im XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).

Der E-Rechnungs-Viewer von ELSTER macht diese Dateien lesbar und visuell aufbereitet, sodass Unternehmen Rechnungen schnell prüfen, archivieren oder der Buchhaltung übergeben können – ohne zusätzliche Software.

Konsequenzen bei fehlender oder verspäteter Meldung

Die rechtzeitige Meldung Ihres Kassensystems über Mein ELSTER ist gesetzlich vorgeschrieben. Wird diese Pflicht nach §146a AO und KassenSichV nicht erfüllt, hat das spürbare Folgen. Unternehmen, die ihr Kassensystem verspätet oder gar nicht melden, müssen mit folgenden Konsequenzen rechnen:

• Bußgelder wegen Verstoß gegen die Meldepflicht

Unternehmen, die ihre Kassenmeldung fehlend oder verspätet einreichen, riskieren Bußgelder. Zwar sind bisher (Stand 11/2025) keine konkreten Fälle dokumentiert, in denen ein Unternehmen wegen der Meldepflicht nach §146a AO zur Zahlung verurteilt wurde.

Das bedeutet jedoch nicht, dass keine Sanktionen drohen: Bei schweren Verstößen, etwa gegen Manipulationsschutzregeln oder bei nicht regelkonformen Kassen, kann ein Bußgeld bis zu 25.000,-€ verhängt werden.

• Erhöhtes Risiko einer Kassen-Nachschau

Die Finanzverwaltung kann unangekündigte Kassen-Nachschauen durchführen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen. Eine nicht gemeldete TSE oder Kasse gilt dabei sofort als auffällig.

• Probleme bei Betriebsprüfungen

Fehlende Meldungen führen oft zu Rückfragen, Verzögerungen und erweiterten Prüfungspflichten im Rahmen einer Betriebsprüfung. Das verursacht zusätzlichen Aufwand und kann zu weiteren Feststellungen führen.

• Risiko von Schätzungen durch das Finanzamt

Wenn Kassensysteme nicht gemeldet wurden oder die Datenlage unklar ist, kann das Finanzamt Umsätze schätzen. Diese Schätzungen fallen in der Regel zu Ungunsten des Unternehmens aus.

Tipps für eine reibungslose ELSTER-Kassenmeldung

Damit die Meldung Ihres Kassensystems über Mein ELSTER schnell und problemlos funktioniert, sollten POS-Nutzer einige wichtige Punkte beachten. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, die Anforderungen der KassenSichV sicher und ohne Verzögerungen zu erfüllen:

• Alle TSE- und Kassendaten vorab bereitlegen

Notieren Sie vor dem Ausfüllen des Formulars alle wichtigen Angaben wie TSE-Seriennummer, Kassen-ID, BSI-Zertifizierungs-ID, Software-Version und Inbetriebnahmedaten. So vermeiden Sie Unterbrechungen und Eingabefehler.

• Bei mehreren Betriebsstätten jede Kasse einzeln melden

Betreiben Sie mehrere Standorte oder nutzen Sie mehrere POS-Systeme in einer Filiale, muss jede einzelne Kasse separat gemeldet werden. Das stellt sicher, dass alle Daten beim Finanzamt korrekt zugeordnet werden.

• Übertragungsprotokolle sicher speichern

Nach der Übermittlung erstellt Mein ELSTER ein Übertragungsprotokoll. Dieses Dokument ist Ihr offizieller Nachweis – speichern Sie es digital und bewahren Sie es in Ihren Kassenunterlagen auf.

• Software-Updates und TSE-Status regelmäßig prüfen

Halten Sie Ihr POS-System und die TSE stets softwareseitig aktuell, da Updates oft sicherheitsrelevant sind. Prüfen Sie regelmäßig die Aktivität und Funktionsfähigkeit Ihrer TSE, um technische Ausfälle frühzeitig zu erkennen.

• Bei Unsicherheiten den Steuerberater einbeziehen

Wenn Sie sich bei einzelnen Angaben nicht sicher sind oder Fragen zur Meldepflicht haben, lohnt sich der Blick zum Steuerberater. So vermeiden Sie Formfehler und gewährleisten eine vollständig konforme Kassenmeldung.

Fazit: Gesetzeskonforme Kassenführung mit ELSTER sicherstellen

Mit der richtigen Vorbereitung, vollständigen POS-Daten und einem klar strukturierten Ablauf lässt sich die Kassenmeldung über Mein ELSTER schnell, korrekt und ohne großen Aufwand durchführen. Wer frühzeitig aktiv wird, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV, sondern schützt sein Unternehmen gleichzeitig vor unnötigen Risiken, Rückfragen des Finanzamts oder möglichen Bußgeldern.

Eine zentrale Voraussetzung für die ELSTER-Meldung ist ein KassenSichV-konformes Kassensystem mit zertifizierter TSE.

Jetzt handeln: Wenn Sie noch kein gesetzeskonformes POS-System einsetzen oder ein neues, finanzamtskonformes Kassensystem suchen, finden Sie bei uns auf kassensystemevergleich.com aktuelle Vergleiche, praxisnahe Tipps und Empfehlungen für Ihr TSE-konformes Kassensystem – schnell, übersichtlich und zuverlässig.