Kassensysteme mit Finanzamt-Konformität

GoBD-Kassensystem

Was heißt « GoBD«:

GoBD sind die “Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form und für den Datenzugriff”, die von den deutschen Steuerbehörden festgelegt wurden. Vereinfacht ausgedrückt, geht es in den GoBD darum, wie man Informationen elektronisch speichert oder wie man mit steuerrelevanten Dokumenten umgeht. Die Regelung gilt für alle Unternehmensformen, sowie für Selbstständige und Freiberufler. Die GoBD regeln auch den Zugang der Auditoren und den Umfang der Richtlinien. Schließlich werden auch die Einhaltung der Buchhaltungsprozesse und die Protokollierung behandelt. Generell bewahrt man alle steuerrelevanten Dokumente und Belege ohne Ausnahmen 10 Jahre unverändert auf.

Welche Vorteile/Relevanz haben GoBD für die einzelnen Unternehmen?

Die relevante Innovation betrifft vor allem die Erkennung von digital erfassten Dokumenten. Auf den ersten Blick sind sie im Wesentlichen den papierbasierten Dokumenten gleichgestellt. Konkret bedeutet dies nach der GoBD, dass die Löschung von Originalen nach der Digitalisierung uneingeschränkt zulässig ist. In der Praxis ist jedoch ein differenzierterer Ansatz erforderlich. Denn in Wirklichkeit muss die Vorlage von Originalen auf Verlangen des Auditors erfolgen.

Die Bereitstellung digitaler Dokumente erfordert ausdrücklich, dass die Speicherung vollständig den Grundsätzen der GoBD entspricht. Die einfache Speicherung von E-Mails auf der Festplatte reicht nicht aus. Die Hürden sind deutlich höher angesetzt.

Darüberhinaus sollten Sie als Unternehmen berücksichtigen, dass nicht alle Papierdokumente digitalisiert und vernichtet werden können. Auch aus rechtlicher Sicht spielt die tatsächliche Natur eines Dokuments eine wichtige Rolle. Dies gilt z.B. für Notarverträge oder Vollmachten.

Welche Möglichkeiten gibt es für Unternehmen mit GoBD?

Mit der Einführung einiger der neuesten GoBD-Innovationen müssen sich Unternehmen entscheiden, ob sie sich auf die digitale Dokumentenablage konzentrieren oder die papierbasierte Archivierung fortsetzen wollen: Die Unterscheidung zwischen Original und Kopie ist nicht immer sofort möglich. Beispielsweise ist eine Ihnen per Post zugesandte Rechnung ein Original. Das Gleiche gilt, wenn eine Rechnung elektronisch in Ihrer Mailbox ankommt. Wenn Sie die Papierrechnung durch einen Scan digitalisieren, kann sie das physische Papierdokument ersetzen. Umgekehrt kann eine Rechnung, die zuerst in digitaler Form und dann auf Papier gedruckt wurde, nicht als Original betrachtet werden. Hier gibt es einen sehr großen Unterschied.

Was sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen?

  • Kostenersparnis: Sie sind als Unternehmer verpflichtet Ihre wichtigen Dokumente (Rechnungen, Angebote etc.) bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Wenn Sie alle diese Daten jedes Mal ausdrucken und archivieren, benötigen Sie eine Menge Papier, Ordner und letztendlich Lagerfläche. Gespeichert als Datei (und natürlich auch durch ein Backup abgesichert) benötigen Sie diese Dinge nicht mehr. Bei den Rechnungen für Ihre Kunden sparen Sie zudem am Porto. Denken Sie zusätzlich an die Ersparnisse beim Druck selbst – Tinte oder Toner kosten eine Menge Geld.
  • Schnellere Übertragung: Durch die digitale Übertragung sind Ihre Rechnungen schneller bei Ihren Kunden und die können die Rechnungen auch schneller bezahlen. Somit erhöhen Sie Ihre Liquidität. Schnellere Übertragung heißt auch, dass vieles dabei automatisiert wird, was wiederum bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Rechnungserstellung bzw. mit der Bezahlung von fremden Rechnungen haben. Zeit, die wertschöpfend an anderer Stelle eingesetzt werden kann.
  • Weniger Aufwand: In nicht allzu ferner Zukunft werden Ihre Rechnungen nur noch von Programmen gelesen. Dem Menschen in der Buchhaltung werden nur noch die wichtigsten Fakten zur Kontrolle und Freigabe präsentiert und das in der jeweiligen genutzten Software. Das Design Ihrer Rechnung wird niemand mehr wahrnehmen – nur in Ausnahmefällen, wo das System Probleme mit der Rechnung hat. Sie müssen für elektronische Rechnungen nicht mehr so viel Zeit in die Gestaltung stecken, wie bisher.
  • Höhere Datengenauigkeit: Daten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden, sie werden direkt von der Software übernommen. Neben der Einsparung an Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Eingabe benötigen, sinkt verständlicherweise auch der Fehlerquotient.
  • Geringere Umweltbelastung: Durch die Einsparung von Papier, Tinte oder Toner verkleinern Sie auch den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens. So schützen Sie ganz automatisch die Umwelt.

Für wen gilt diese Funktion:

Sowohl für Einzelhandel und Gastronomie als auch für Dienstleister ist die GoBD ab dem 01.01.2017 ein MUSS, wenn Sie mit folgende Kassen-Arten arbeiten:

  • POS-Kassensysteme
  • Elektronische Registrierkassen
  • PC-Kassen
  • Wiegekassen
  • Taxametern

Die manuelle Kassenführung, z.B. mittels offener Ladenkasse, obliegt nicht der GoBD!

Anbieter von dieser Funktion im POS-System

Die Kassensystem-Software folgender Anbieter entsprechen den GoBD:

  • Gastronovi
  • KORONA
  • Paymash
  • Orderbird
  • Ready2order
  • LocaFox
  • Tillhub
  • GastroFix
  • SumUp
  • iZettle Pro
  • POScast
  • Vectron
  • Orderman
  • Duratec
  • Kasse Speedy
  • helloCash
  • QuickBon
  • CCV POS

Fazit

Wenn Sie eine Kassen-Art verwenden, die den GoBD obliegt, dann ist es für Sie Pflicht sich an diese Verwaltungsvorschrift zu halte! Ansonsten drohen Ihrem Unternehmen folgenschwere Konsequenzen durch das Finanzamt. Prüfen Sie vor Kassenwahl- und nutzung daher immer, ob es sich um eine GoBD-konforme Kasse handelt!

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