GoBD Kassensystem & Registrierkassenpflicht

GoBD Finanzamt

FINANZAMT-ANFORDERUNGEN AN ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSEN UND DIGITALE KASSENSYSTEME

In Deutschland herrscht bislang noch keine Beleg- bzw. Registrierkassenpflicht für Kleinunternehmer. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer, Freiberufler, Selbständige, Ärzte etc. nicht zur Führung eines elektronischen Kassensystems verpflichtet sind. Offene Ladenkassen sind dementsprechend noch zulässig und dürfen nach wie vor weiterverwendet werden.

Wer jedoch ein digitales Kassensystem nutzen will und mit seinem Geschäft mehr als Taschengeld gerne verdienen möchte, der muss die gesetzlichen Anforderungen und die Auflagen des Finanzamts erfüllen und einige Voraussetzungen (wie den Manipulationsschutz) berücksichtigen. Wer nicht darauf achtet, der riskiert, dass das Finanzamt digitale Belege nicht anerkennt. Und dies kann teuer sein bzw. einem die Existenz kosten.

Immer wieder werden in den Medien Berichte über Steuerschätzungen gebracht, wo die Unternehmer mehr nachzahlen müssen, als die tatsächlichen Zahlen in ihrem Kassenbuch angeben. Damit man diese hohen Steuernachschätzungen vermeiden kann, muss man sich unbedingt mit dem Thema GoBD auseinandersetzen.

GoBD, GoBS und GDPdU ?

Bereits im September 2014 erließ das Bundesfinanzministerium die GoBD – “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ — welche für Unternehmer und Freiberufler ein paar Änderungen zur Folge haben und die gesetzlichen Anforderungen an eine IT-gestützte Buchhaltung zusammenfassen.

Seit 1.1.2017 traten die GoBD offiziell in Kraft und somit hat diese Regelung die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) von 1995 und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) von 2001 abgelöst. Die GoBD gelten für alle Unternehmer, Freiberufler, Selbständige & Co., die eine IT-gestützte Buchhaltung (z.B. Rechnung durch eine Email versenden/erhalten) führen.

GoBD & Dokumentenmanagement

Regulierung kann manchmal befreiend sein. GoBD sorgt für Rechtssicherheit der Unternehmen. Dies erleichtert Investitionen in digitale Technologien wie DMS-Systeme.
Ein neues Gesetz bedeutet neue Prozesse und mehr Bürokratie und wird in der Regel nicht begeistert aufgenommen. Dies kann bei den allgemein anerkannten Grundsätzen zur Führung und Speicherung von Konten, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD) nicht anders sein. Zumindest auf den ersten Blick.

Bei näherer Betrachtung kann die Situation aus einem anderen Blickwinkel betrachtet werden. Die Frage, wie man steuerrelevante Dokumente und Daten speichert, hat eine Vielzahl von Steuerprüfern, Rechtsanwälten und Beratern beschäftigt. Daraus sind Regelwerke wie die deutsche GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchhaltungssysteme) und die deutsche GDPdU (Grundsätze für den Datenzugriff und die Prüfung digitaler Dokumente) entstanden.

Aufgrund des rasanten technologischen Fortschritts erschienen diese Vorschriften jedoch bald unvollständig und ungenau. Infolgedessen waren sich viele Unternehmen nicht sicher, wie sie mit ihren digitalen Steuerunterlagen umgehen sollten. Ist es erlaubt, gescannte Papierrechnungen loszuwerden? Wenn ja, könnte es ein Problem mit dem vorausbezahlten Steuerabzug geben? Die deutsche GoBD beantwortet nun diese Fragen: Dokumente in Papierform können gescannt und dann vernichtet werden. Und wenn Sie die Regeln einhalten, müssen Sie sich keine Sorgen um den vorausbezahlten Steuerabzug machen.

Auch GoBD ist die Bürokratie ausgelebt. Und doch ist diese Verordnung zuverlässig, weil sie alte, unzureichende Vorschriften präzisiert. Mit den nun festgelegten Bedingungen wird das Risiko einer Investition in ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem reduziert.

Welche Prozesse sind betroffen?

Die GoBD gilt für alle Bereiche, in denen betriebliche Prozesse mit Hilfe digitaler Verarbeitungstechniken erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise Finanzbuchhaltungssysteme, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Lagerverwaltung und Zahlungssysteme. Alle Prozesse sollten auf ihre Einhaltung überprüft werden. Dies sollte nicht nur im Rahmen einer Betriebsprüfung erfolgen, sondern bietet auch die Möglichkeit, Kernprozesse zu überprüfen und zu optimieren.

Was enthalten die GoBDs?

Die GoBD enthält die folgenden Regeln, damit die Archivierung revisionssicher ist und von jedem Steuerberater und Finanzamt nachvollzogen werden kann:

  • Rückverfolgbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Die Buchungen sind nach dem Belegprinzip durchzuführen (keine Buchung ohne Beleg) und erfordern ein Verfahrensprotokoll, so dass sich externe Gutachter innerhalb eines angemessenen Zeitraums einen Überblick über die Geschäftsvorgänge und die Lage des Unternehmens verschaffen können.
  • Vollständigkeit: Nach dem Prinzip der Einzelsatzverpflichtung muss jeder Geschäftsvorfall lückenlos und vollständig erfasst werden.
  • Richtige und rechtzeitige Buchung: Es sind nur die tatsächlichen Umstände der Geschäftsvorfälle zu beschreiben, wobei Bargeschäfte am selben Tag und Sachgeschäfte innerhalb von zehn Tagen erfasst und gebucht werden.
  • Ordnung und Unveränderlichkeit: Die Buchungen sind systematisch zu erfassen, wobei der Grundsatz der Klarheit, Eindeutigkeit und Rückverfolgbarkeit zu beachten ist. Rückwirkende Änderungen sind zu protokollieren, so dass der ursprüngliche Inhalt jederzeit präsentiert werden kann.
  • Sicherheit: Daten müssen vor autorisiertem Zugriff und Verlust geschützt werden.
  • Speicherung: Dokumente und Daten, die elektronisch empfangen werden, unterliegen einer obligatorischen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Geschäftsdokumente in Form von E-Mails sollen sechs bis zehn Jahre lang digital archiviert werden. Das Format der Dokumente darf nicht geändert werden.

Die digitale Archivierung – Datensicherheit/Unveränderbarkeit

Digitale Archivierung

Grundsätzlich basieren die GoBD in erster Linie auf bestimmten Regeln, die im Rahmen der digitalen Archivierung im besten Fall über eine technische Sicherheitseinrichtung eingehalten werden müssen, nämlich vor allem Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit aller notwendigen Daten. Diese Stellt sicher, dass Rechnungen und Belege verkettet und vor etwaigen Manipulationen geschützt werden. Diese Regelung, nämlich KassenSichV, ist jedoch erstmal für 2020 geplant.

Ein GoBD-konformes Kassensystem sollte zudem durch eine entsprechende Hard-/Software diese Unveränderbarkeit und Datensicherheit gewährleisten. Alle steuerrelevanten Belege müssen dadurch gegen jeglichen Verlust abgesichert und gegen unzulässige Zugriffkontrolle geschützt werden. Können die Daten nicht vorgelegt werden, ist die Buchführung nicht mehr ordnungsgemäß.

Leitfaden der GoBD für die Praxis

Wir fassen im Folgenden die Inhalte der GoBD zusammen und was die GoBD für Sie als Unternehmer bedeuten:

  • Die GDPdU und die GoBS wurden 2015 von der GoBD abgelöst und treten seit dem 1. Januar 2017 in ganz Deutschland in Kraft.
  • Die GoBD legen einen großen Akzent auf die Sicherheit und auf die Unveränderbarkeit der Daten.
  • Jedes Unternehmen muss ein internes Kontrollsystem (IKS) einrichten und protokollieren.
  • Die GoBD stellt besondere Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie der Wahrheit und Klarheit sind dabei wichtige Hauptelemente.
  • Alle elektronischen Daten, Dokumente, Belege und Rechnungen müssen für jegliche Außenkontrolle 10 Jahre lang im Unternehmen aufbewahrt werden.
  • Das Finanzamt darf die Daten beim Unternehmen indirekt, direkt oder durch einen Datenträgerüberlassung nachprüfen.
  • Die offenen Ladenkassen sind zwar weiterhin erlaubt, unterliegen aber strengen Regelungen.
  • Alle steuerlich relevanten Unterlagen oder Aufzeichnungen müssen mittels eines Systems sauber abgelegt werden.

Fazit

GoBD Rechtlinien

Die GoBD sind im Grunde kein Gesetz. Sie sind lediglich eine Sammlung von bestimmten Richtlinien und/oder Grundsätzen, welche festlegen, wie eine ordnungsgemäße Buchführung und Datenarchivierung in einem Unternehmen aussehen sollte.