Kassensysteme Einzelhandel

Kassensysteme für den Einzelhandel (Foto: pixabay.com)

Wenn man sich die einzelnen Funktionen und Programme der Registrierkassen genauer anguckt, fällt einem schnell auf, dass sich das Einzelhandel Kassensystem im Allgemeinen etwas von den anderen Kassensystemen für die Gastronomie oder den Dienstleistungssektor unterscheidet. Wenn Sie selbst ein Ladengeschäft besitzen oder als Mitarbeiter viel mit Kassen konfrontiert sind, egal ob es sich dabei um Lebensmittelgeschäfte, Modeboutiquen oder Drogerien handelt, sind Sie schon von der Notwendigkeit einer exakten und übersichtlichen Arbeitsweise überzeugt und auf eine gut geeignete Registrierkasse angewiesen, welches Ihnen Geld, Zeit und Kundenverlust erspart. 

Als Einzelhändler sind Sie dementsprechend auf der Suche nach einer geeigneten Kasse, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht und je nach Branche ganz unterschiedlich ausfällt. 

Das Kassensystem für den Einzelhandel

Der Markt heutzutage ist größer geworden und jeder Anbieter wirbt damit, dass seine Produkte zu den besten Kassensystemen auf dem Markt gehören. Doch dadurch lässt sich für die Mehrzahl der Einzelhändler die Auswahl für ein gut geeignetes Kassensystem nur schwer finden. 

Neben den elektronischen Kassensystemen (auch PC-Kassen oder Touchscreen-Kassen genannt) mit angeschlossenem Rechner kommen immer mehr iPad-Kassensysteme zum Einsatz, bei denen ein Tablet bzw. Smartphone anhand einer installierten App die zentrale Rolle spielt und alle Einstellungen und Programme übernimmt und diese miteinander verbindet.

Ein gutes Kassensystem für Einzelhandel soll verschiedene Dienste leisten. Es soll praktisch und funktional bedient werden können, möglichst viele Zahlungssysteme akzeptieren, gut aussehen und vor allem für die im Jahr 2017 aktualisierten und eingeführten Regelungen, der „GoBD“: „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„, ausgerüstet sein. Diese legen fest, welche Bestimmungen für eine mögliche Außenprüfung durch das jeweilige Finanzamt erfüllt werden müssen.

Kassensystemen-Arten für den Einzelhandel

Kassensysteme gliedern sich im Allgemeinen in zwei Arten auf:

1. Die klassischen Registrierkassen; wo Bondruck, Mini-Display und Geldfach kombiniert sind. Diese Systeme lassen sich meistens nur mithilfe eines Rechners bzw. einer dazu gehörigen Software betreiben und konfigurieren.

2. Die elektronischen Kassensysteme; die nur von einem PC gestützt werden und deren einzelne Komponenten dadurch koordiniert sind. Die Funktionen lassen sich in den meisten Fällen direkt über das in der Regel größere Display konfigurieren.

Funktionen, auf die Sie achten müssen!

Durch die neuen gesetzlichen Herausforderungen an Kassen, ist es besonders wichtig geworden, auf bestimmte Faktoren bei der Suche nach einem geeigneten Kassensystem zu achten, damit Sie effizient, gesetzlich und lückenlos arbeiten können. Nachfolgend haben wir für Sie die wichtigsten Funktionen zusammengefasst, auf die Sie beim Kauf eines neuen Kassensystems achten sollten:

  1. Schnelle Erfassung vieler verschiedener Artikel
  2. Rechnungskopien, Kassen- und Zwischensumme
  3. Rabatt- und Stornofunktion
  4. Wechselgeldeingabe
  5. Tages-Kassenbuch
  6. Gutscheinverwaltung
  7. Preisnachlässe in EUR und Prozent
  8. Zeitlich beschränkte Angebotspreise
  9. Anschließbarkeit externer Barcode-Scanner, Waage oder EC-Terminal, Bon-/Quittungsdrucker und Kassenschublade
  10. Funktion “Bondruck Ja/Nein”
  11. Offener Artikel mit freier Preiseingabe
  12. Berechtigungen für verschiedene Mitarbeiter
  13. Kassen- und Warengruppen- sowie Mitarbeiterbericht
  14. Kontrolle der Kassiererin oder des Kassiers
  15. Tages-, Monats-, und Jahresumsatzbericht
  16. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze
  17. Frei festlegbare Mehrwertsteuersätze
  18. Kassenbuchbericht
  19. Umsatzberichte im frei wählbaren Zeitrahmen
  20. Stornobericht und Rabattbericht
  21. Journale mit allen einzelnen Buchungen
  22. Freie Eingaben von Preisen
  23. Automatische Erstellung von Rechnungsduplikaten
  24. Mobile Inventurerfassung
  25. Ex- und Import von Artikeldaten
  26. Erweiterungsmöglichkeit der vorhandenen Funktionen
  27. Datenaustausch der Lagerartikel
  28. Verkäufe auf verschiedenen Zahlungswegen (Bar, Gutschein, Kreditkarten)
  29. Finanzamt-konform nach GoBD.

Einzelhandel-Kassensysteme & Finanzamt

Seit Anfang 2017 sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft getreten, die vorschreiben, dass alle Geschäftsvorgänge lückenlos aufgenommen werden müssen. Darüberhinaus müssen alle steuerrelevanten Dokumente für das Finanzamt sogar bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Ein GoBD-konformes Kassensystem gilt als die beste Lösung für jedes Geschäft, da veränderbare Dokumente (z.B. via Excel erstellte Dokumente) nicht mehr zugelassen sind.

Fazit

Eine geeignete und gute Kasse für den Einzelhandel sollte platzsparend und funktional sein, damit einiges an Arbeit abgenommen werden kann. Wenn Sie auf die Mehrheit der aufgelisteten Punkte achten, sind Sie auf der sicheren Seite, dass Sie mit Ihrem neuen elektronischen Kassensystem zufrieden sind und alles unter Kontrolle haben. Vor allem aber können Sie sicher sein, dass Sie eine etwaige Außenprüfung Ihrer Einnahmen und Ausgaben ohne Stress bestehen werden.