Ordnungsgemäße Kassenbuchführung

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Buchführung

Ein wichtiger Bestandteil der Buchführung ist das ordnungsgemäße Führen eines Kassenbuches. In diesem sollten Unternehmen alle Barzahlungsvorgänge gewissenhaft erfassen und dokumentieren. Gerade bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt wird die Kassenbuchführung genauestens kontrolliert, um Manipulationen so gut es geht entgegen zu wirken. So wurden in jüngster Zeit gesetzliche Änderungen an die Anforderungen der Kassenbuchführung vorgenommen, um noch mehr Transparenz bei Bargeldgeschäften zu erhalten. Gerade für kleinere Unternehmen können fehlerhafte Bilanzen existenzbedrohende Auswirkungen nach sich ziehen. Sollte das Kassenbuch nicht ordnungsmäßig sein, kann seit 2018 eine unangemeldete Außenprüfung durch das Finanzamt erfolgen und im schlimmsten Falle mit einer Überhöhten  Hinzuschätzung bis hin zu Verfahren wegen Steuerhinterziehung enden. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sich stets um eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung bemühen und alle gesetzlichen Anforderungen einhalten. Nachfolgend können Sie sich informieren, was Sie dafür wissen und beachten sollten.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Für alle buchführungspflichtigen Unternehmen besteht automatisch die Pflicht für Bargeldgeschäft ein Kassenbuch anzulegen.

Laut Handelsgesetzbuch (HGB) §§ 238–241 ist jedes kaufmännische Unternehmen zur Buchführung und somit auch zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung verpflichtet. Kaufmännische Unternehmensorganisationen zeichnen sich durch:

  • ein hohes Umsatzvolumen,
  • ein umfangreiches Warensortiment,
  • eine große Mitarbeiterzahl
  • und vielfältige Geschäftskontakte

aus.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass jedes Unternehmen, welches im Handelsregister eingetragen ist, der Buchführungspflicht verpflichtet ist, auch ohne dabei im Handelsgewerbe tätig zu sein!

Wer ist von der Kassenbuchführungspflicht befreit?

Um von der Buchführungspflicht befreit zu sein, müssen Einzelkaufleute folgende drei Punkte an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren erfüllen:

  • Der Umsatzerlös darf 500.000,-€/Jahr nicht überschreiten (ab 2016 600.000,-€)
  • Der Jahresüberschuss darf 50.000,-€ nicht überschreiten (ab 2016 60.000,-€)
  • Es darf keine Buchführungspflicht aufgrund anderer Verordnungen oder Rechtsformen, wie GmbH, KG, OHG, AG vorliegen.

Neugründer haben laut § 241a HGB ebenso die Möglichkeit sich von der Buchführungspflicht zu befreien. Dafür müssen der Umsatzerlös und Jahresüberschuss am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung die oben aufgeführten Anforderungen erfüllen.

Sind die Anforderungen erfüllt, kann auf das Führen eines Kassenbuches verzichtet werden und eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) für die Gewinnermittlung angestellt werden. Jedoch lohnt sich auch hier das Führen eines freiwilligen Kassenbuches, da dieses einen hilfreichen Überblick über alle Bargeld-Posten liefert!

Kassenbuchführung – die gesetzlichen Neuerungen für 2020

Neue Gesetze ab 2020

Die Kassenbuchführung kann nach Belieben handschriftlich oder elektronisch vorgenommen werden. Mit dem Kassengetz vom 22.12.2016 „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ versucht der Gesetzgeber Manipulationen bei der elektronischen Kassenbuchführung weiter einzudämmen. So kann ab 2018 laut § 146b AO eine unangekündigte Kassennachschau durch das Finanzamt vorgenommen werden. Das „Kassengesetz“ für 2020 sieht zudem folgende Anforderungen vor:

  • Sicherheitseinrichtungen: Manipulationsschutz durch zertifizierte Sicherheitseinrichtungen an elektronischen Aufzeichnungssystemen (=elektronische Registrierkassen und Kassensysteme) nach  § 146a Abs. 1 Satz 2 AO sind vorzunehmen
  • Meldepflicht: Meldung der elektronischen Aufzeichnungssysteme beim zuständigen Finanzamt spätestens vier Wochen nach Inbetriebnahme
  • Belegausgabepflicht: gedruckte Belege müssen ausgegeben werden
  • Einzelaufzeichnungspflicht: elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen Buchungen und erforderliche Aufzeichnungen einzeln und vollständig vornehmen
  • Ordnungswidrigkeit: laut Ordnungswidrigkeitentatbestand nach § 379 AO können Verstöße mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden

Zudem sollten Sie stets darauf achten, dass Ihr elektronisches Kassensystem ab 2015 GoBD-konform läuft. Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ verlangen eine digitale Aufbewahrung der unveränderten elektronischen Belege über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren.

 Der Aufbau eines Kassenbuches

Egal ob Sie ein Kassenbuch handschriftlich oder elektronisch führen, folgende Angaben müssen zu jedem Geschäftsvorfall, der mit Bargeld abgewickelt wurde, vorliegen:

Aufbau des Kassenbuchs
  • Kennzeichnung der Buchung als Einnahme oder Ausgabe
  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • Beleg oder Eigenbeleg
  • Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung
  • Buchungstext zur Kurzbezeichnung des Geschäftsvorfalls
  • Netto-Betrag und Währung der Bareinnahme oder -ausgabe
  • Umsatzsteuersatz in Prozent (7 oder 19 %)
  • Umsatzsteuer- oder Vorsteuerbetrag
  • Endbestand der Kasse bzw. Saldo

Zusätzlich müssen alle Belege sicher hinterlegt werden. Elektronische Kassensysteme dokumentieren in der Regel automatisch alle Geschäftsvorfälle mit den geforderten Angaben. Daher werden im Kassenbuch dann nur der Tagessaldo und der jeweilige Kassenbestand notiert.

Die ordnungsgemäße Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle im Kassenbuch

Die Bargeldgeschäfte eines Unternehmens müssen täglich erfasst werden.  Im § 146 Abs. 1 Satz 1 AO ist genausten geregelt, wie die Aufzeichnungen vorzunehmen sind:

  • Vollständig: Alle Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos aufgezeichnet werden.
  • Richtig: Alle Geschäftsvorfälle müssen mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. So soll es jederzeit möglich sein, den Sollbestand nach dem Kassenbuch mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen und auf die Richtigkeit zu prüfen. Ein negativer Kassenwert ist bei einem Kassensturz nie möglich, sodass bei diesem Falle die Berechnungen und Einnahmen überprüft werden sollten.
  • Zeitgerecht: Ein zeitlicher Zusammenhang muss zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen und chronologisch festgehalten werden. Periodische Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen im Kassenbuch sind erlaubt, wenn folgende Bedingungen erfüllt werden:

Die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats erfolgt bis zum Ablauf des Folgemonats. Die Unterlagen dürfen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen. Dies kann z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, die Ablage in besonderen Ordnern oder durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc. sichergestellt werden:

  • Geordnet: Eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchung der Geschäftsvorfälle muss dokumentiert werden. Sammelaufzeichnungen von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen verstoßen ohne genügende Kennzeichnung gegen steuerrechtliche Anforderungen (z.B. Aufzeichnungspflichten i.S.d. § 22 UStG). Daher sollten die Umsätze getrennt aufgezeichnet werden.
  • Unveränderbar: Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht verändert werden. Der ursprüngliche Inhalt muss stets feststellbar sein.

Beanstandungen können unangenehme Auswirkungen in Form von Strafverfahren nach sich ziehen! Seien Sie also gewissenhaft bei der Führung Ihres Kassenbuches und beachten Sie auch folgende Grundsätze:

  • Geschäftsvorfälle müssen direkt untereinander ohne Leerzeilen erfasst werden
  • Privateinlagen und –entnahmen sind stets zu erfassen
  • Ein- und Auszahlungen bei der Bank sind zu dokumentieren
  • Vorgestreckte Privatausgaben, die aus der Kasse ersetzt werden sind als Ausgabe zu erfassen. Dabei entspricht das Datum der Ausgabe dem Tag der Auszahlung aus der Kasse.
  • Regelmäßige Kassenprüfungen  durch Zählung der Kasse und der Abgleich mit dem Kassenbuch dienen der Kontrolle.
  • Nachträgliche Änderungen von Eintragungen sind nicht erlaubt.
  • Fehlerhafte Einträge müssen trotz Korrektur lesbar bleiben

Sollten Sie als Unternehmen von der Buchführungspflicht befreit sein und freiwillig ein Kassenbuch führen, müssen Sie sich trotzdem an die Anforderungen im § 146 Abs. 1 Satz 1 AO halten. Ansonsten drohen Ihnen Konsequenzen, die Sie im Abschnitt „Folgen nicht ordnungsgemäßer Kassenführung“ nachlesen können.

Fünf häufige Fehler bei der Kassenbuchführung

Fehler beim Kassenbuch

Bei der Kassenbuchführung unterlaufen meist kleine Fehler, die unwichtig erscheinen, aber unbedingt vermieden werden müssen. Ist das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, droht eine Hinzuschätzung. Bei absichtlicher fehlerhafter Führung droht ein Prozess wegen Steuerhinterziehung. Wir haben für Sie die fünf häufigsten  Fehler bei der Kassenbuchführung zusammengefasst:

  1. Nicht vermerkte Buchungen unter den Ein-und Ausgängen. Insbesondere Einzahlungen vom Geschäftskonto und Privatentnahmen sind zwingend im Kassenbuch zu dokumentieren!
  2. Veränderbare Dateien sollten nicht zum Führen eines Kassenbuches verwendet werden. Verzichten Sie also auf die Kassenbuchführung mit Excel!
  3. Gerade bei der handschriftlichen Kassenbuchführungen werden oft Leerzeilen zwischen den Geschäftsvorfällen gelassen. Dies stellt eine Ordnungswidrigkeit beim Finanzamt dar, da so nachträglich Buchungen hinzugefügt werden könnten.
  4. Vergessen Sie nicht für alle Geschäftsvorfälle unbedingt die Belege im Kassenbuch für 10 Jahre aufzubewahren oder bei elektronischen Varianten diese einzuscannen und sicher abzuspeichern. Auch für das Kassenbuch selbst gilt eine Aufbewahrungspflicht für  mindestens 10 Jahre.
  5. Um Fehlern im Kassenbuch vorzubeugen, sollte regelmäßig der Saldo mit dem Kassenbestand verglichen werden. 

Folgen nicht ordnungsgemäßer Kassenführung

Das Finanzamt ist bei der Sichtung der Kassenbücher besonders achtsam, dienen diese doch als Grundlage der Besteuerung. Zudem sind bei Bargeldgeschäften die Manipulationsmöglichkeiten hoch. Die verschärften gesetzlichen Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch  sollen auch Verluste bei den Steuereinnahmen vorbeugen. Bei Nichteinhaltung der Anordnungen und fehlerhaften Kassenbuchführungen muss mit folgenden Konsequenzen gerechnet werden:

Folgen der Fehler
  • Geldbußen
  • Sanktionen
  • Hinzuschätzungen
  • Entzug steuerlicher Vergünstigungen
  • Steuerstrafverfahren bis hin zu Freiheitsstrafen

Dabei richtet sich das Strafmaß nach Art und Schwere der Fehler. Grundsätzlich werden zwischen formellen und materiellen Fehlern bei der Kassenbuchführung unterschieden:

Formelle Fehler führen meist dazu, dass der Betriebsprüfer zunächst von Hinzuschätzungen oder Sicherheitszuschlägen absieht und weitere regelmäßige Prüfungsmaßnahmen durchführt. Formelle Fehler werden durch die Nichteinhaltung von Formvorschriften begangen. Dazu zählen z.B.:

  • Kassenberichte werden nicht täglich dokumentiert
  • Belege zu Geschäftsvorfällen fehlen
  • Aufzeichnungen sind veränderbar
  • Nichteinhaltung der Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften
  • Keine Trennung der Privatgeschäfte von der Kasse des Unternehmens

Bei materiellen Fehlern greifen die Betriebsprüfer härter durch und es muss mit den oben aufgeführten Konsequenzen gerechnet werden. Materielle Fehler liegen zu Grunde, wenn Geschäftsvorfälle unzureichend erfasst, verbucht oder verarbeitet werden. Dies geschieht z.B. durch folgende Verstöße:

  • Fehlende Belege
  • Kassenberichte werden nicht fortlaufend und chronologisch geführt
  • Eigenbelege bei Privatentnahmen fehlen
  • Kassenfehlbeträge oder Minusbestand sind in der Kasse vorhanden
  • Einnahmen sind unvollständig verbucht
  • Kassenfehlbeträge werden durch ungeklärte Bareinlagen versucht zu beheben
  • Ordnungsgemäße Kassenbuchführung mithilfe von Kassen- bzw. Buchhaltungssoftware

Um Fehler bei der Kassenbuchführung zu minimieren oder diese zu vereinfachen, können Ihnen neben Kassenbuch-Vorlagen auch Kassen- und Buchhaltungssoftware hilfreich zur Seite stehen. Leistungsfähige Software erleichtern Ihnen die Kassenbuchführung erheblich, vor allem wenn Sie viele Geschäftsvorfälle zu erfassen haben. Natürlich können Sie Ihr Kassenbuch auch handschriftlich anfertigen, jedoch besteht dabei eine höhere Fehleranfälligkeit und ist zudem viel zeitaufwendiger.

Sollten Sie sich für Vorlagen für die Kassenführung entscheiden, dann prüfen Sie vorab, dass Sie keine Vorlagen verwenden, die Kassenbücher in Excel oder ähnlichen Tabellenkalkulationen erstellen. Diese erfüllen nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung nach § 146 Abs. 4 AO, da die Eingaben im Nachhinein veränderbar sind und keine Gewähr für die zeitnahe und richtige Erfassung vorliegt!

Mit einer leistungsfähigen Buchhaltungssoftware oder einer POS-Kassensystemlösung wird Ihnen ein Großteil der Kassenbuchführung nebst kaufmännischen Prozessen abgenommen. Achten Sie darauf, dass die verwendete Software GoBD-konform ist und die rechtlichen Ansprüche erfüllt. Eine hilfreiche Software sollte über folgende Funktionen verfügen:

  • Vorerfassung von Kassenbewegungen
  • Digitale Belege verknüpfen
  • Stetige Fehlerquellenprüfung
  • Übersichtliche Darstellung der Geschäftsvorfälle und des Kassenstandes
  • Schnittstellen für Datenexport über DATEV-Rechenzentrum
  • Gesicherter Online Zugriff z.B. via iCloud von überall aus

Durch leistungsfähige und rechtssichere Software lassen sich so Geschäftsvorfall und Kassenbewegungen schnell und ordnungsgemäß erfassen. Zudem verfügen die Software meist über Schnittstellen mit dem Steuerberater und dem Finanzamt und erleichtern Ihnen somit den Austausch und die Zusammenarbeit.  Sie sind somit stets auf der sicheren Seite und zudem tagesaktuell informiert, ohne großen Zeitaufwand und Rechenspiele zu betreiben.

Vorlagen für eine ordnungsgemäße Kassenführung zum Download

Ordnungsgemäße Kassenbuch-Vorlagen findet man genug bei vielen Anbietern und bei mehreren Internetseiten. Hier finden Sie ein paar relevante Vorlagen in Auswahl:

Fazit

Wichtigkeit der ordentlichen Kassenbuchführung

Seien Sie sorgsam bei der Kassenbuchführung und vermeiden Sie jegliche Fehler. Eine nicht sachgemäße Kassenbuchführung kann Ihnen durch die gesetzlich verschärften Vorschriften schneller wiederfahren, als Ihnen lieb ist.

Ab 2020 müssen Sie dafür mit bis zu 25.000 EUR Bußgeldforderungen rechnen. Um die Kassenbuchführung zu vereinfachen und sicherer zu gestalten, stehen Ihnen leistungsfähige Kassen-und Buchhaltungssoftware zur Verfügung. Gerade für Unternehmen und Branchen mit einem großen Bargeldverkehr sind diese Programme hilfreich und eine Investition wert. Informieren Sie sich zudem stets über die aktuellen Gesetzeslagen und Anforderungen bei der Kassenbuchführung, so können Sie jeder Betriebsprüfung mit gutem Gewissen entgegentreten. 

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