iPad Kassensysteme

iPad Kassensysteme & Registrierkassen

Paymash iPad Kassensystem

iPad-Kassensysteme werden für Kleinunternehmer, vor allem in der Gastro-Branche immer attraktiver und gelten längst als mobiler Ersatz für die herkömmliche Registrierkasse. Doch welche Vorteile und Funktionen stecken hinter dieser Revolution?

Immer mehr Kleinunternehmer und Restaurants setzen auf Tablet-basierte Kassensysteme, da sie erkannt haben, dass diese Lösungen viele Vorteile bieten, darunter Kosteneinsparungen, Mobilität im Geschäft, Fernzugriff auf Daten und häufigere Funktionsupdates.

Gerade in der Gastronomie gleicht kein Restaurant dem anderen. Vom Konzept und den Zutaten bis hin zur Küche oder zum Kassen-Workflow kann es Hunderte von Anpassungen geben, die das Restaurantpersonal benötigt, um die ideale Technologielösung zu finden. In der schnelllebigen Restaurantumgebung ist eine Verzögerung von wenigen Sekunden gerade in den verkehrsreichsten Zeiten störend und geschäftsschädigend. Bisher galten Android-Kassensysteme aufgrund der Langlebigkeit und Flexibilität der Soft-und Hardware als besser geeignet für die Gastronomieumgebung. Doch Apple holt auf und stellt sich immer breiter auf und bietet eine Vielzahl an iPad-Kassensystemen an.

Als Einzelhandelsunternehmen mit allumfassenden Ambitionen ist einer der größten Fehler, den Sie machen können, die Wahl des falschen Systems für die Durchführung von Transaktionen in Ihrem Geschäft. Bis vor kurzem reichte es für die meisten Unternehmen, eine herkömmliche elektronische Registrierkasse oder ein herkömmliches Kassensystem vor Ort zu verwenden. Aber die heutigen Unternehmer brauchen Technologien, die es ihnen ermöglichen, mit dem Tempo des modernen Handels Schritt zu halten. Hier kann die Umstellung auf eine iPad-Kasse den versierten Einzelhändlern einen erheblichen Vorteil verschaffen.

Nachfolgend klären wir Sie über Vorteile, Funktionen und Anbieter von iPad-Kassensystemen auf.

Vorteile eines iPad-Kassensystems

Die übliche Hardware für Kassensysteme stellen in der Regel ein Barcodescanner, ein Kassenbildschirm, eine Kassenlade, ein Kreditkartenleser, ein Quittungsdrucker und je nach Anspruch weitere optionale Geräte dar. Haben Sie jedoch schon einmal ein iPad-Kassensystem verwendet? Das iPad ersetzt dabei den Registerbildschirm und wird zur Hauptfigur für Ihre Transaktionen und das Backoffice-Management. Somit ist das gesamte System eines, das per Touchscreen funktioniert. Über das iPad steuern Sie andere Hardware wie Kreditkartenleser, Barcodescanner, Geldschublade, Quittungsdrucker und dergleichen. Abgesehen von seiner Kompatibilität mit diesen Hardwarekomponenten verbessert das iPad-Kassensystem Ihren Geschäftsprozess in vielerlei Hinsicht. Die Verwendung eines iPad-Kassensystems bietet kleinen Unternehmen viel mehr, als nur ein soziales Gütesiegel und zukunftsorientiertes Handeln.

Kosteneinsparen

Wenn man sich für ein iPad-Kassensystem entscheidet, kann es im Vergleich zu einem herkömmlichen Kassensystem zu enormen Kosteneinsparungen führen. Während ein herkömmliches Kassensystem je nach Qualität und Anforderung mehrere tausend Euro kostet, findet man bereits iPad Kassensysteme mit iPad, Kassenlade und Belegdrucker ab 900,-€, bei denen je nach Anbieter zusätzlich monatliche Gebühren anfallen können. Diese sind jedoch gering und fallen nicht stark ins Gewicht.  Zudem können die Kosten weiterhin gesenkt werden, sofern bereits ein kompatibles iPad vorhanden ist.

Flexibilität und Mobilität

Für kleine Unternehmen und Restaurants bringt die Portabilität des iPads viele Vorteile. So kann die Bezahlung der Rechnung für die Kunden angenehmer und ortsunabhängiger gestaltet werden.  

In einem Restaurant bedeutet dies, dass Sie das iPad nur direkt an den Tisch des Kunden bringen müssen. Zudem werden Bestellungen direkt an die Küche in der richtigen Reihenfolge weitergeleitet

Durch zusätzliche Apps lassen sich auch Ihre Kataloge und Bestände direkt auf dem iPad abrufen und dem Kunden zeigen, sodass dieser direkt vor Ort eine andere Auswahl treffen kann, wenn ihm z.B. der Pullover in der anprobierten Farbe doch nicht so zusagt.

Gleichzeitig können Bestellungen ausgeführt werden, sofern ein gewünschter Artikel nicht vorrätig ist. Dies spart nicht nur Ihnen, sondern auch dem Kunden Zeit  und bietet ein verbessertes Kauferlebnis.

Zudem erleichtet Kassensysteme-iPad die Teilnahme an Messen, Popup-Touren und Märkten enorm, da Sie diese überall mit hinnehmen können und alle wichtigen Daten abrufbar sind.

Kundenbindung (CRM) und Kundenzufriedenheit

Einer der größten Vorteile der iPad-Kassensysteme ist der verbesserte Zugang zu Tools zur Kundenbindung. Ihr iPad-Kassensystem liefert Ihnen verschiedene Optionen, um Ihren Kunden das Einkaufs- und Kauferlebnis noch angenehmer zu gestalten:

  • Schnelle Zahlungsabwicklung:  Diverse Zahlungsmöglichkeiten sowohlbargeldlos und Kreditkartenzahlung möglich; schnelle Zahlungsabwicklung durch neuste Zahlungssoftware und Hardware.
  • E-Mail-Quittungen: Kunden Quittungen per E-Mail ausstellen.
  •  Schnelle Anmeldung: E-Mail-Liste für Kunden und Treuepunkte.
  • Vereinfachtes Trinkgeld: Ermöglicht Kunden über vordefinierte Trinkgeldprozente zu informieren.
  • Produktlisten: Kunde kann vor Ort über vorhandene Artikel informiert werden und Kataloge einsehen.

Benutzerfreundlichkeit und Mitarbeiterschulung

Ein iPad-Kassensystem verfügt über eine moderne, einfache und intuitiv  zu bedienende Benutzeroberfläche.  Die vertraute Touchscreen-Hardware verbessert auch die allgemeine Benutzerfreundlichkeit des Systems. Dies erleichtert nicht nur die Schulung der Mitarbeiter, sondern reduziert auch Fehler und kann Ihrem Team helfen, Zahlungen mittels eines mobiles EC-Kartenlesegeräts schneller zu akzeptieren. Ihre neuen Mitarbeiter werden nicht nur schneller mit ihren Aufgaben vertraut gemacht, sondern haben so mehr Zeit, das Kundenerlebnis und die Kundenbindung zu optimieren.

Basisfunktionen von iPad-Kasse

Voll ausgestattete iPad-Kassen beinhalten oft eine Reihe von Funktionen, die von der Erfassung von Verkaufsdaten bis hin zur Verwaltung von Lagerbeständen reichen. Da diese Software mit Computern verbunden ist, kann sie in eine Reihe anderer Geschäftsplattformen integriert werden, was Ihnen hilft, Ihre Abläufe mühelos zu optimieren. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

  • Bestandsverfolgung
  • Einkaufsmanagement
  • Kredit-/Debitkartenverarbeitung
  • Netzwerkfähigkeit
  • Mobiler Zugriff
  • Vertriebsberichte und Analysen
  • CRM-Integration
  • Integration der Buchhaltung
  • Kundenmanagement
  • Mitarbeiterleistungsmanagement
  • Barcodierung / Scannen
  • E-Commerce-Integration

Speziell für den Gastronomiegebrauch finden sich folgende Funktionen:

  • Virtueller Tischplan
  • Restaurant-Manager auf Cloud-Basis
  • Erstellen von Kassenbons
  • Stornieren von Bestellungen
  • Berechnen von Rabatten
  • Umbuchen von Tischen
  • Splitten von Rechnungen
  • Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten

Video zu iPad Kassensysteme Einzelhandel

Sicherheit beim iPad-Kassensystem

Mit dem zunehmenden Risiko von Datenschutzverletzungen, Gerätehacks und Kreditkartenbetrug hat Sicherheit für jedes Unternehmen eine hohe Priorität. Das Apple iOS verfügt über einige der besten Cybersicherheitsmaßnahmen seiner Klasse. Es verwendet eine Kombination aus Hardware- und Datenverschlüsselungsmethoden, um zu verhindern, dass Software und Firmware bestimmte Aspekte Ihrer Geräteinformationen direkt oder sogar andere Geräte lesen, wenn Ihre Speicherkarte auf ein anderes Gerät übertragen wird. Apple verwendet auch mehrere benutzergesteuerte Sicherheitsmaßnahmen, um den direkten Zugriff auf das Gerät zu verhindern, einschließlich Passwörter und Zeitverzögerungen für falsche Passworteingaben.

Cloud-Speicher im iPad-Kassensystem

Cloud Speicher

iPad-Kassensysteme sind in der Regel Cloud-basiert, d.h. alle Daten werden online gespeichert. So wird sichergestellt, dass Ihr iPad nicht mit Informationen überlastet wird, die dazu führen, dass Ihnen der Platz ausgeht. Bei einem strengen Sicherheitssystem können nur diejenigen, die über eine Zugangsberechtigung verfügen, diese Daten einsehen und bei Bedarf herunterladen. Ein Cloud-basiertes System funktioniert ohne Papier und Tinte, ist also beständiger und zudem umweltfreundlicher. Zudem lassen sich keine nachträglichen Fälschungen vornehmen.

Ganzheitliche Cloud-basierte Kassensysteme bieten Funktionalitäten, die Kundenpflege und Bestandsmanagement umfassen, mit Funktionen, die den Benutzern helfen, tägliche Verkaufstransaktionen (und manchmal sogar Kundenprofile) zu verfolgen. Als zusätzliches Feature können einige Cloud-basierte Systeme sogar eine präzise Kauftrendanalyse auf der Grundlage echter Daten liefern.

Viele der wirkungsvollsten Vorteile eines iPad-Kassensystems basieren auf der Cloud-Technologie:

  • Kostenlose Software-Updates: Bei den meisten Anbietern sind die Updates kostenlos und werden regelmäßig veröffentlicht.  
  •  Verwaltete Sicherheit: Die iPad-Kassensysteme werden auf den Servern der Anbieter gehostet. Dadurch werden die Daten und technische Sicherheit Ihres Unternehmens und Ihrer  Kunden gewährleistet.
  • Zugriff von überall: Über die  Cloud können Sie mit Internetverbindung von überall aus auf Ihre Software zugreifen, so dass Sie auch außerhalb des Geschäftes den Überblick über Ihr Unternehmen behalten.
  • Umfassende Integrationen: Die Kassensystem-Daten sind über die moderne Cloud-Software so entwickelt, dass sie mit anderen gängigen Anwendungen wie E-Commerce, Buchhaltung und Marketingplattformen interagieren können. So können Sie problemlos Ihre Daten nutzen, um andere Bereiche Ihres Unternehmens zu unterstützen und zu informieren.

Kosten von iPad-Kassensystemen: Hard- und Software

Hardware & Software

Die Berechnung der Kosten für ein iPad-Kassensystem kann nicht pauschal gegeben werden. Im Wesentlichen lassen sich die Ausgaben in die Kosten für Hard- und Software sowie die Kosten für die Zahlungsabwicklung unterteilen.

Am günstigsten Ende finden Sie sehr einfache Kassensysteme mit eingeschränkten Funktionen, die kostenlose Hard- und Software bereitstellen, mit denen Sie Kreditkarten mit Ihrem Smartphone oder Tablet durchziehen können, wobei alle Transaktionen in der Cloud stattfinden. Dabei fällt lediglich eine Gebühr für die Zahlungsabwicklung  an.

Unternehmen können die Kosten für Hardware senken, indem sie diese monatlich mieten oder generalüberholte Terminals kaufen. Zu beachten ist auch, dass Kosten für zusätzliche Benutzer oder Geräte anfallen. Um bessere Tarife zu erhalten, kann der Käufer an einen mehrjährigen Vertrag gebunden sein, also beachten Sie alle Faktoren, bevor Sie einen Vertrag abschließen. Dazu gehören z.B.:

  • Kosten für Hard-und Software
  • Zusätzliche Hardware
  • Vertragslaufzeit
  • Monatliche Gebühren
  • Anfallende Kosten für Transaktionen
  • Mögliche Gebühren für weitere Benutzer

Bei einem passenden iPad-Kassensystem für Ihr Unternehmen lässt sich schnell erkenne, dass die anfallenden Kosten durch die bereitgestellten Möglichkeiten und Funktionen schnell wieder eingebracht sind und es sich rentiert, die Investition zu tätigen.

GoBD-konforme iPad-Kassensysteme in Deutschland

– Anforderungen an das Finanzamt

GoBD & Finanzamt

Bereits im 14. November 2014 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium  in einem BMF-Schreiben die GoBD -“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ — welche für Unternehmer und Freiberufler ein paar Änderungen zur Folge haben und die gesetzlichen Anforderungen an eine IT-gestützte Buchhaltung zusammenfassen. Diese Regelungen umfassen die Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Dokumente der Buchhaltung und von Geschäftsvorfällen. Seit 1.1.2017 kamen die GoBD offiziell in Kraft und somit hat diese Regelung die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) von 1995 und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) von 2001 abgelöst. Die GoBD gelten für alle Unternehmer, Freiberufler, Selbständige & Co., die eine IT-gestützte Buchhaltung (bsp. Rechnung durch eine Email versenden/erhalten) führen.

Die GoBD gilt für alle Bereiche, in denen betriebliche Prozesse mit Hilfe digitaler Verarbeitungstechniken erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise Finanzbuchhaltungssysteme, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Lagerverwaltung und Zahlungssysteme. Alle Prozesse sollten auf ihre Einhaltung überprüft werden. Dies sollte nicht nur im Rahmen einer Betriebsprüfung erfolgen, sondern bietet auch die Möglichkeit, Kernprozesse zu überprüfen und zu optimieren.

iPad-Kassensysteme-Anbieter: Top-five auf dem europäischen Markt

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter, die für ihre iPad-Kassensysteme werben. Zu den fünf führenden Anbietern gehören:

Nachfolgend informieren wir Sie kurz über die Konditionen und Optionen der einzelnen Anbieter:

Die Berliner Orderbird AG bietet ein iPad-Kassensystem, welches vor allem in der Gastronomiebranche auf große Beliebtheit trifft. Dabei kann das Orderbird-System mit der intuitiven Bedienbarkeit und leicht zu erlernenden Menüführung punkten. Folgende Aktionen lassen sich mit dem Orderbird-System durchführen:

  • Erstellen von Kassenbons
  • Stornieren von Bestellungen
  • Berechnen von Rabatten
  • Umbuchen von Tischen
  • Anbieten verschiedener Zahlungsarten
  • Splitten von Rechnungen

Dabei steht das Programm als kostenlose Basisversion zur Verfügung. Wer jedoch den vollen Funktionsumfang nutzen möchte, muss dafür 29,-€/Monat pro Gerät zahlen. Leider für mehrere, bsp. fünf Mitarbeiter-Geräte muss man mit 145,-€/Monat rechnen, was der monatlichen Preis zu teuer macht, auch wenn es vom ganzen Angebot und dem tollen Support überzeugt ist.

Gastrofix bietet eine Kassensystemlösung, die für größere Gastronomieeinrichtungen oder solche mit mehreren Filialen geeignet ist. Mit 59,-€/Monat pro Gerät ist diese Alternative zwar teurer als bei den anderen Anbietern, dafür ist aber der Funktionsumfang breiter gefächert. Gastrofix bietet bei seinem iPad-Kassensystem dieselben Funktionen, die bereits bei Orderbird aufgezählt wurden. Zusätzlich stehen Ihnen noch folgende Funktionen zur Verfügung:

  •  virtueller Tischplan
  • Zeiterfassung der Mitarbeiter
  • Cloud basierte Kassensysteme für den Restaurant-Manager
  •  Lager-Verwaltungslösung
  • Schnittstelle für Hotel-Software
  •  Gutschein- und Kundenkartenfunktion
  • übergreifende Filialverwaltung

Mit der SumUp „Point of Sale Box“ erhalten Sie ein All-in-one-Paket, bei dem alle benötigten Hard-und Software enthalten sind. Das heißt, Sie bekommen ein voll ausgestattetes Kassensystem mit zusätzlichem Kartenterminal, Verwaltungs- App und iCloud. Dafür fallen einmalige Kosten in Höhe von 999,-€ an.  Zudem können Sie zwischen verschiedenen Tarifen wählen, bei denen die monatlichen Kosten zwischen 39,-€ bis 125,-€ variieren. Dafür werden Ihnen u.a. folgende Funktionen bereit gestellt:

  • Einbuchen von Bestellungen
  • Berücksichtigen von vordefinierten Rabatten
  • Anlegen und Managen von Gutscheinen
  • Kartenzahlung zu günstigen Konditionen
  • Unterstützung bei Trink- und Wechselgeld-Berechnungen
  • Mitarbeiterauslastung

Ein weiteres iPad-Kassensystem, welches die klassische Registrierkasse in Rente schickt, heißt Paymash. Paymash bietet derzeit eines der besten iPad-Kassensysteme für Restaurants auf dem Markt. Die einfache und intuitive Benutzeroberfläche des Kassensystems reduziert die durchschnittliche Zeit für jede einzelne Transaktion. Der kontaktlose Paymash-Stand macht Ihr iPad zu einem Zahlungsportal, mit dem Kunden sowohl kontaktlos als auch mit Chipkarten oder NFC bezahlen können.

Hier sind einige der ansprechenden Merkmale dieses iPad-Kassensystems im Überblick für Sie aufgelistet:

  • Mitarbeiterverwaltung und Personalabrechnung
  • Hochgradig anpassbares Layout und Modifikatoren
  • Vielzahl an Berichten, Umsatz- und Mitarbeiterumsätzen bis hin zu Schichtberichten und Arbeitskostenabrechnungen erstellbar
  • Warnmeldungen, um zu verfolgen, wie lange der Tisch schon sitzt
  • Automatische Anwendung von Trinkgeldern für große Parteien

Der Vorteil von Paymash ist, dass Sie keine Hardware erwerben müssen. Sie können einfach Ihr eigenes iPad nutzen und in Ihr Kassensystem verwandeln. Das Paymash-System ist in unterschiedlichen Tarifen erhältlich. Die verschiedenen Versionen lassen sich in Kombination mit einem iPad oder einem Tablet anwenden. Dafür zahlen Sie einen  unschlagbaren Preis von 39,-€ als Standardtarif für den Dienstleistungsbereich, Einzelhandel, Taxiunternehmen, Therapeuten etc. und 69,-€ pro Monat (für einen monatlichen Vertrag) bzw. 59,-€/Monat (für einen jährlichen Vertrag) oder 49,-€/Monat (einen zweijährigen Vertrag) für den Gastro-Tarif für Gastronomie & Hotelerie mit Tischfunktion, Gangauswahl etc.

Dabei ist besonders positiv hervorzuheben, dass es sich bei dem jeweiligen Tarif um einen Flatrate-Preis handelt, bei dem mehrere Geräte genutzt werden können, ohne das extra Gebühren anfallen! Und so gilt Paymash für größere Restaurant bzw. Cafés als das günstigste Angebot auf dem europäischen Markt.R

Das bedingt preisgekrönte ready2order-Kassensystem ist äußerst flexibel und verfügt über eine umfangreiche Funktionsliste und maximalen Bedienkomfort. Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht einen schnellen Start in nur drei Schritten: Anmelden – Drucker anschließen – Fertig.

Ob im Einzelhandel, in der Gastronomie oder als Dienstleister; ready2order bietet für jedes Unternehmen eine vielseitige Lösung. Egal ob Sie komplexe Anforderungen in der Gastronomie mit unterschiedlichen Bereichen und Druckern oder einfache Lösungen ohne Drucker haben – die Funktionen sind für jedes Unternehmen geeignet und orientieren sich an den Bedürfnissen des Unternehmens.

Alle Ihre administrativen Aufgaben können einfach integriert und in der zentralen Verwaltungszentrale ausgeführt werden. Neben allgemeinen Konfigurationen wie dem Hochladen von Firmenlogos können Sie Produkte (einschließlich Aktien), Kunden und Mitarbeiter in kürzester Zeit erstellen.

Weitere Funktionen sind:

  • Tischübersicht mit Unterteilung in verschiedene Bereiche
  • Schneller Mitarbeiterwechsel mit Multi-Login
  • Happy Hour Preisgestaltung
  • Küchenbon- und Bestellboneinstellung
  • Getrennte Zahlungsmöglichkeiten
  • Anmerkungen bei abweichenden Bestellungen
  • Anlegen von Artikeln mit mehreren Steuersätzen
  • Einfaches und schnelles Stornieren
  • Mehrere Teilzahlung (z.B. mit Gutschein) möglich
  • Müheloser Import & Export von Produkt- und Kundendaten
  • Schnelle digitale Datenübermittlung an den Steuerberater
  • Integrierte Angebots- und Lieferscheinerstellung
  • Signaturpflicht- und GoBD-konform

Der Standardtarif kostet hierbei 19,-€ pro Monat und ist für den Dienstleistungsbereich, Einzelhandel, Taxiunternehmen, Therapeuten etc. geeignet. Der Gastrotarif schlägt mit 29,-€ pro Monat zu Buche. Im Gegensatz zu Paymash muss der Kleinunternehmer für das zweite Benutzer-Konto 25,-€/Monat und für jedes weiteres Benutzer-Gerät 19,-€/Monat zahlen, was den Endpreis (bsp. für 5 Mitarbeiter = 101,-€/Monat) viel teuer als erwartet macht.

Fazit

Die Anforderungen an ein geeignetes Kassensystem gerade in der Gastrobranche, aber auch für Kleinunternehmer haben sich geändert. Kassen sollten nicht nur funktional sein, sondern auch handlich, mobil, kunden- und zukunftsorientiert. Das iPad bietet dafür die perfekte Grundlage. Um das geeignetste iPad-Kassensystem für sein Vorhaben zu finden, ist es wichtig, sich über den benötigten Funktionsumfang vor Kauf im Klaren zu sein. Ein sinnvoll angeschafftes Kassensystem steigert automatisch Ihren Umsatz und stellt Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zufrieden.