Kassensystem & Kasse kaufen

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Sind Sie gerade auf der Suche nach einer neuen Kassenlösung oder wollen Ihr bestehendes System aufwerten?! Dann sollten Sie bei der Wahl einer Kasse nichts dem Zufall überlassen.

Welche Funktionen soll Ihr Kassensystem haben?

In jedem Unternehmen stellt das Kassensystem ein Dreh-und Angelpunkt  dar und ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Arbeit. Im Idealfall nimmt Ihnen das passende Kassensystem wichtige Arbeitsschritte ab und erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern so den Arbeitsalltag und kann bei richtigem Einsatz auch Ihren Gewinn erhöhen. Damit Sie von Ihrer Kasse und dem dazugehörigen Kassensystem profitieren können, müssen Sie eine sorgfältige Auswahl treffen, welches System am besten zu Ihnen passt.

Auf dem Markt wimmelt es nur so von Anbietern und Kassensystemen. Daher lohnt es sich vor der Wahl einen Vergleich der Angebote vorzunehmen. Machen Sie sich auch vorab Gedanken, welche Funktionen und Ausrüstungen (Tabletts, Geldschublade, Scanner, Drucker etc.) in Ihrem Unternehmen überhaupt benötigt werden und stellen Sie Ihre Kasse nur nach Ihren individuellen Bedürfnissen zusammen. Nachfolgend haben wir für Sie wichtige Kriterien zusammengetragen, die Ihnen bei der Wahl helfen können und Sie die Möglichkeit haben, eine kosteneffiziente und individuell passende Kassensystemlösung für Ihr Unternehmen zu finden. 

9 Wichtige Kriterien bei der Kassenwahl

Um eine geeignete Kasse zu finden, gibt es wichtige Kriterien, die Sie kennen sollten, um bei der Wahl hilfreiche Vergleiche ziehen zu können. Moderne Kassensysteme bestehen aus verschiedenen Komponenten (Hard-und Software) und sollten gewisse Eigenschaften und Voraussetzungen besitzen. Über folgende Kriterien sollten Sie sich bei jedem Kassensystem informieren und vergleichen:

  1. Kassensoftware: für welche Branche ist diese geeignet, welcher Funktionsumfang wird gestellt, ist die Software an spezielle Hardware gekoppelt?
  2. Hardware: Sind die Geräte für Ihren Einsatzbereich geeignet? Lassen sich vorhandene eigene Geräte in das System integrieren?
  3. Flexibilität: Ist das Kassensystem jederzeit erweiterbar, wenn sich die Anforderungen ändern?
  4. Funktionalität: Werden Zusatzmodule angeboten? Welche Konditionen erwarten mich?
  5. Schnittstellen: Stehen Schnittstellen zu anderen Softwares und Systemen zur Verfügung?
  6. Benutzerfreundlichkeit: Lässt sich das System intuitiv und ohne große Einarbeitungszeit bedienen? Sind Schulungen erforderlich?
  7. Rechtssicherheit: Erfüllt das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen (vor allem GoBD-Konform) und reagiert sofort auf Neuerungen? 
  8. Support: Inwieweit unterstützt der Kundendienst und zu welchen Konditionen ist er zu erreichen? Existiert eine 24h Notfallhotline?
  9. Effizienz: Besteht ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis? Können günstigere Angebote Ihre  Anforderungen bereits abdecken?
Paymash Kassensysteme

Funktionsumfang festlegen und vergleichen

Der wichtigste Punkt, über den sich jeder vor der Anschaffung eines neuen Kassensystems Gedanken  machen sollte, ist der branchenabhängige und individuelle Funktionsumfang, der bei der passenden Kassenlösung vorhanden sein sollte. Im Einzelhandel werden andere Funktionen benötigt, als zum Beispiel in der Gastronomie. Wählen Sie also nur eine Kassensoftware, die zu Ihrer Branche passt, ansonsten fehlen Ihnen essentielle Funktionen. Oft verfügen die Angebote über einen Basis-Funktionsumfang, welcher durch Zusatzmodule  optimal an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. 

Richtige Wahl der Kassen-Art

Nachdem Sie sich über Ihren Funktionsumfang im Klaren sind, fällt auch die Wahl leichter, welche Kassen-Art mit den dazugehörigen Komponenten in der Lage ist, die Aufgaben zu erfüllen. Sie haben die Wahl zwischen einfachen offenen Ladenkassen bis hin zu multifunktionalen POS-Kassensystemen.  Hier einen Kurzüberblick, welche Kassen-Arten existieren:

  • Offene Ladenkassen: Manuell bedienbar, keine technischen Funktionen, geeignet für Kleinstunternehmer mit überschaubaren Geschäftsumfang
  • Elektronische Registrierkassen: Die Ladenkasse addiert Einnahmen und erstellt Bons, verfügt i.d.R. über keine weiteren Schnittstellen zu anderen Endgeräten, geeignet für kleine Unternehmen ohne großen Auswertungsbedarf
  • PC-Kassen: Verfügen über hohe Speicherkapazität und erhöhten Funktionsumfang durch die Kassensoftware, geeignet für im Handel tätige Unternehmen
  • POS-Kassensysteme: Bieten branchenspezifische Funktionen,erfüllen zudem alle Aufgaben einer herkömmlichen Kasse und übernehmen Aufgaben der Warenwirtschaft und Buchhaltung, ermöglichen Online-Shopping, sind aufgrund des Anschaffungspreises für größere Unternehmen, Ladengeschäfte und Gastronomiebetriebe geeignet
  • iPad oder Tablet-Kassen: Spezielle Kassensoftzware sind in der Lage aus jedem iPad oder Tablet eine mobile Kasse zu machen, geeignet für Gastronomie, Ladengeschäfte, mobile Dienstleister oder Neueinsteiger

Natürlich hängt die Wahl auch von Ihrem zu verfügung stehenden Budget ab. Überlegen Sie sich gut, wie viele Kassen Sie benötigen. Durch die moderne Technik lassen sich Smartphones leicht in mobile Kassen umwandeln. Zudem besteht durch den Erwerb von Kassensoftwares auch die Möglichkeit, einfach Ihre vorhandenen Geräte zu integrieren und durch Zusatzkomponenten aufzuwerten. Es können komplette Kassensysteme mit Hard-und Software, einzelne Komponenten oder Zusatzgeräte wie Kartenterminals bezogen werden. So können Sie Ihre Kasse ganz nach Ihren Bedürfnissen zusammen stellen.

Kasse für jede Idee finden/ Bild:pixabay.com

Wichtige Kostenfaktoren der Kassensysteme-Anbieter vergleichen

Wenn Sie sich mit einer Kasse und ihrer Software ausstatten wollen, ist es oft eine ziemlich teure Investition. Es ist daher notwendig, Angebote zu vergleichen, um das Angebot auszuwählen, das am besten zu Ihnen passt.

Achten und vergleichen Sie vor allem folgende Kostenpunkte:

  • Die Kosten für Hard- und Software (Kauf oder monatliches Abonnement)
  • Die Kosten für mögliche Software-Updates
  • Der Preis des technischen Supports (persönlich oder telefonisch)
  • Lagerverwaltung
  • Die mögliche Verbindung zu einer E-Commerce-Seite
  • Die Dauer des Einsatzes
  • Bedingungen für die Kündigung
  • Funktionalitäten (Tabellenmanagement, Multi-Payment-Fähigkeit, Barcode-Management, etc.)
  • Zusatzfunktionen
  • Reparaturkosten 

Nehmen Sie sich die Zeit und gehen Sie die entsprechenden Anbieter durch. Lassen Sie sich auch individuelle Angebote zusenden. Somit können Sie das Kassensystem mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis für sich finden.

Anbieter von Kassensystemen

Aufgrund der Vielzahl von Kassensystem-Anbietern haben wir Ihnen eine Übersicht zusammengestellt. Dieser können Sie entnehmen, für welche Branchen der Anbieter geeignet ist und welche Komponenten angeboten werden. Meist lohnt sich der Blick auf den Funktionsumfang der Kassensoftware, um zu ergründen, ob die gewünschten Anforderungen abgedeckt werden, bevor Sie auf die Preise schauen.  

Kasse kaufen oder leasen?

kaufen vs. leasen

Abhängig davon, ob Ihr Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt oder in sein zwanzigstes Jahr eintritt, werden Sie anders in eine Kasse investieren. Tatsächlich sind die ersten Schritte eines Unternehmens manchmal heikel und das Bestehen ist nicht immer gewährleistet. Gerade dann ist der Kauf einer Kasse ein schwieriges Unterfangen und kann eine teure Investition sein. In diesen spezifischen Situationen kann das Leasen eine hilfreiche Möglichkeit sein, um Ihr Unternehmen am Anfang in Gang zu bringen oder sich mit einem neuen Kassensystem vertraut zu machen. Sollten Sie dann vom System überzeugt sein, können Sie imme noch zum Kauf übergehen. Nach einer gewissen Leasing-Dauer überlassen Anbieter wie u.a. Orderbird, Gastrofix oder SumUp Ihnen ihre Hardware sogar kostenlos oder senken den Kaufpreis. 

Nachfolgend haben wir Ihnen die Vorteil des Leasings und Kaufens zusammengestellt. Entscheiden Sie individuell, was besser zu Ihnen passt: 

Vorteile des Kaufens

  • Keine Vertragsbindung, die schwer zu ändern sein kann
  • Die Kasse wird zu einem Vermögenswert des Unternehmens
  • Die Gesamtinvestition scheint nach einiger Zeit günstiger zu sein als die Kosten für eine Miete

Vorteile des Leasens

  • Niedrige Einstiegskosten im Vergleich zu einem Kauf
  • Möglichkeit die Komponenten zu testen
  • Möglichkeit Komponenten ohne zusätzliche Kosten zu wechseln
  • Geräte stets auf neuestem Stand
  • Übernahme der Wartung
  • Flexibilität durch saisonale Mietpakete möglich
  • Mieter kann nach Vertragsende einfach Eigentümer der Hardware werden

Leasing hat also größere finanzielle Vorteile – und auch für das Banken-Rating ist es günstiger, da für die Anschaffung der Kasse keine Schulden in der Bilanz erscheinen. 

Preise von Kassensystemen

Kassensystem gleich kaufen oder lieber vorher testen?!/Bild:pixabay.com

Die Preise von Kassensystemen sind je nach Anbieter, Funktionsumfang und Hardwarewahl verschieden. Es lassen sich auch keine pauschalen Preisaussagen treffen. Der Anbieter-Übersicht können Sie die Preis für die einzelnen Kassensysteme entnehmen. Übersehen Sie auch keine versteckten Kosten. Oftmals erheben die Anbieter für Ihren Support oder lediglich den Anruf auf der Servicehotline bereits eine Gebühr. 

Sie haben auch bei vielen Anbietern, wie zum Beispiel Paymash, LocaFox, Ready2order, Gastronovi etc. die Möglichkeit die Kassensoftware vorab kostenlos zu testen. So erlangen Sie einen ersten Eindruck, ob Sie mit dem System und der Bedienbarkeit gut zurechtkommen. 

Fazit

Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsart entstehen unterschiedliche Leistungsbereiche für Kassen. Während ein kleiner Verkaufsladen nicht die finanziellen Mittel aufwenden muss, sich ein komplettes POS-Kassensystem anzuschaffen, ist dies für Unternehmen mit großen Auswertungsbedarf oder mit unterschiedlichen Aufgabenfeldern wie in der Gastronomie von Vorteil.

Die Funktionalität der Kasse, spielt die Ausgaben wieder ein und trägt dazu bei ihren Gewinn zu steigern. Es darf bei der Kassenwahl auch nicht außer acht gelassen werden, dass sich der Handel stetig weiterentwickelt und die Bedürfnisse der Kunden sich ändern. So wird bargeldloses Zahlen mehr und mehr zur Normalität.

Wer nicht über geeignete Kartenterminals verfügt oder nicht online aufgestellt ist, schöpft nicht alle Möglichkeiten aus und lässt sich wertvolle Einnahmen entgehen. Zudem nehmen moderne Kassensysteme viele Arbeitsvorgänge ab und liefern hilfreiche Statistiken, um Ihr Unternehmen auch in Zukunft voran zu bringen. Lassen Sie sich nicht nur von dem Preis der angebotenen Kassen leiten, sondern nehmen Sie sich die Zeit, Vergleiche zu ziehen, um die für Sie passende Kassenlösung zu finden.

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